START: de tijdregistratie-app
De mensen van SPIE boeken elke dag hun uren op projecten en werkbonnen. START maakt van die kluwen van tijd, reistijd, onkosten en verlof één snelle, mobile-first flow die eindelijk past bij hoe ze werken.
SPIE is de grootste technische dienstverlener van Nederland, met ruim 7.000 collega's in techniek, bouw en infrastructuur. Elk geboekt uur telt dubbel: één keer om de klant te factureren, en één keer om mensen correct uit te betalen. Dat tweede betekent overuren, consignatiediensten en tientallen andere looncomponenten die per persoon verschillen.
Het werk leefde in twee losse systemen, elk met hun eigen haken en ogen. Correcties waren vrijwel onmogelijk en, opmerkelijk genoeg, niets ervan werkte op een telefoon. Elke workaround kostte medewerkers in het veld en de administratie tijd die ze nooit terugkregen. Jaren van overnames hadden bedrijf op bedrijf gestapeld, elk met eigen arbeidsvoorwaarden, dus geen enkel bestaand systeem kon dit ooit samenhouden.
Dus besloot SPIE het systeem zelf te bouwen. Wetend dat de ervaring bepalend zou zijn voor de adoptie, haalden ze ons erbij om het te ontwerpen.
Het begon met een design sprint
START startte, toepasselijk, met een design sprint. In één week brachten we het probleem in kaart, verkenden we uiteenlopende richtingen en bundelden we de sterkste ideeën in één prototype dat we konden voorleggen aan echte SPIE-medewerkers.
De vraag die we het liefst wilden beantwoorden: hoe maak je het écht snel en prettig om werktijd, reistijd en onkosten op een telefoon te boeken? We verkenden het automatisch berekenen van reistijd, het in één keer boeken van een hele week onkosten, en het direct tonen van overuren zodra ze zijn opgebouwd.
De tests bevestigden de kern. Een dagweergave als kalender werkte uitstekend op mobiel, uren invoeren op een telefoon voelde niet alleen werkbaar maar noodzakelijk, en het berekenen van reistijd ging probleemloos. Het mooiste: vrijwel elk van die sprint-ideeën haalde, in een of andere vorm, het eindproduct.
Een app die je arbeidsvoorwaarden kent
START is gebouwd voor web, maar de mobiele ervaring is volledig op eigen voorwaarden ontworpen. Daar worden de meeste uren geboekt, en dat moest goed.
Wat START bijzonder maakt, is hoeveel het van je weet. Door de koppeling met SPIE's arbeidsvoorwaarden toont het alleen de onkosten waar je recht op hebt, keert het de juiste looncomponenten uit en laat het je rooster en je projecten zien. Slimmigheden zoals een reiskosten-calculator, of verlof aanvragen en je saldo inzien op dezelfde plek, maken de minst geliefde taak van de week zo draaglijk mogelijk.
De details die het snel maken
Shortcuts
Wijs je favoriete project toe met één tap, in plaats van het telkens handmatig op te zoeken.
Recent gebruikt
Bij het toewijzen tonen we standaard de projecten die je recent gebruikte — veel SPIE-medewerkers werken langer aan dezelfde projecten.
Onkosten in bulk
Selecteer meerdere dagen tegelijk en boek de onkosten voor een hele week in één keer.
Week dupliceren
Kopieer de boekingen van een hele week door wanneer het werk zich herhaalt.
Een Mendix design system, gebouwd om te schalen
Naast START bouwden we voor SPIE een compleet design system in Mendix, met het oog op de toekomst ingericht als herbruikbare library en geënt op wat Mendix, hun bouwplatform, daadwerkelijk kan. SPIE's eigen kleuren lopen er dwars doorheen.
Voor het START-team betekende dat consistentie, snelheid en nauwkeurigheid. Maar het reikte verder dan één product. Het gaf SPIE de bouwstenen om hun andere apps snel op te zetten, en inspireerde zelfs individuele medewerkers om hun eigen apps te starten.
Een herbruikbare, Mendix-native componentenbibliotheek, in de merkkleuren van SPIE.
“UX was de drijvende kracht achter het START-project, en de succesvolle oplevering bewees de impact van gebruikers op de eerste plaats zetten. We hebben ook een schaalbaar design system opgezet dat nu als fundament dient voor toekomstige applicaties.”
Van twee losse systemen naar één flow die mensen graag gebruiken.
Door tijd, reistijd, onkosten en verlof opnieuw op te bouwen tot één mobile-first flow, één die de arbeidsvoorwaarden van elke persoon kent, maakte START van een dagelijkse klus iets snels en, naar SPIE's eigen maatstaf, oprecht gewaardeerds.
De cijfers komen uit harde data en een post-launch survey die door meer dan 700 mensen is ingevuld. De verwerking is sneller, er zijn minder fouten, en de investering verdient zich meermaals terug, terwijl het onderliggende design system blijft renderen op alles wat SPIE hierna bouwt.
Invoeren en goedkeuren gaan ruwweg 17% sneller dan de systemen die START verving.
Correcties en fouten daalden met 8 à 9%, wat zowel medewerkers als de administratie ontlast.
De efficiëntiewinst is jaarlijks zo'n €135K waard, ongeveer 3,4 fte.
In een post-launch survey onder 700+ medewerkers scoorde START een 8,0. Hoge lof voor tijdregistratie.