De mensen van SPIE boeken elke dag hun uren op projecten en werkbonnen. START maakt van die kluwen van tijd, reistijd, onkosten en verlof één snelle, mobile-first flow die eindelijk past bij hoe ze werken.
De uitdaging
SPIE is de grootste technische dienstverlener van Nederland, met ruim 7.000 collega's in techniek, bouw en infrastructuur. Elk geboekt uur telt dubbel: één keer om de klant te factureren, en één keer om mensen correct uit te betalen. Dat tweede betekent overuren, consignatiediensten en tientallen andere looncomponenten die per persoon verschillen.
Het werk zat in twee losse systemen, elk met eigen haken en ogen. Correcties waren vrijwel onmogelijk en, opmerkelijk genoeg, niets ervan werkte op een telefoon. Elke workaround kostte medewerkers in het veld en de administratie tijd die ze nooit terugkregen. Jaren van overnames hadden bedrijf op bedrijf gestapeld, elk met eigen arbeidsvoorwaarden, dus geen enkel bestaand systeem kon dit ooit samenhouden.
Dus besloot SPIE het systeem zelf te bouwen. Omdat de ervaring zou bepalen of mensen het gingen gebruiken, haalden ze ons erbij om het te ontwerpen.
START startte, toepasselijk, met een design sprint. In vier dagen brachten we het probleem in kaart, verkenden we uiteenlopende richtingen en bundelden we de sterkste ideeën in één prototype dat we konden voorleggen aan echte SPIE-medewerkers.
De vraag die we het liefst wilden beantwoorden: hoe maak je het snel en prettig om werktijd, reistijd en onkosten op een telefoon te boeken? We verkenden het automatisch berekenen van reistijd, het in één keer boeken van een hele week onkosten en het direct tonen van overuren zodra ze zijn opgebouwd.
De tests bevestigden de kern. Een dagweergave als kalender werkte uitstekend op mobiel, uren invoeren op een telefoon bleek voor mensen een noodzaak, en het berekenen van reistijd ging probleemloos. Vrijwel elk van die sprintideeën haalde, in een of andere vorm, het eindproduct.
START is gebouwd voor het web, maar de mobiele ervaring is op eigen voorwaarden ontworpen, want daar worden de meeste uren geboekt.
Wat START bijzonder maakt, is hoeveel het van je weet. Door de koppeling met SPIE's arbeidsvoorwaarden toont het alleen de onkosten waar je recht op hebt, keert het de juiste looncomponenten uit en laat het je rooster en je projecten zien. Slimmigheden zoals een reiskostencalculator, of verlof aanvragen en je saldo inzien op dezelfde plek, maken de minst geliefde taak van de week zo draaglijk mogelijk.
Ontworpen voor snelheid
Shortcuts
Wijs je favoriete project toe met één tap, in plaats van het telkens handmatig op te zoeken.
Recent gebruikt
Bij het toewijzen tonen we standaard de projecten die je recent gebruikte. Veel SPIE-medewerkers werken langer aan dezelfde projecten.
Onkosten in bulk
Selecteer meerdere dagen tegelijk en boek de onkosten voor een hele week in één keer.
Week dupliceren
Kopieer de boekingen van een hele week door wanneer het werk zich herhaalt.
Naast START ontwierpen we een compleet design system dat SPIE in Mendix kon bouwen, met het oog op de toekomst ingericht als herbruikbare library en geënt op wat Mendix, hun bouwplatform, daadwerkelijk kan. SPIE's eigen kleuren lopen er dwars doorheen.
Voor het START-team betekende dat consistentie, snelheid en nauwkeurigheid. Het gaf SPIE ook de bouwstenen om hun andere apps snel op te zetten, en inspireerde zelfs individuele medewerkers om hun eigen apps te starten.
“UX was de drijvende kracht achter het START-project, en de succesvolle oplevering bewees de impact van gebruikers op de eerste plaats zetten. We hebben ook een schaalbaar design system opgezet dat nu als fundament dient voor toekomstige applicaties.”
Koen Rutten
Product Owner, SPIE
De impact
Door tijd, reistijd, onkosten en verlof opnieuw op te bouwen tot één mobile-first flow, één die de arbeidsvoorwaarden van elke persoon kent, maakte START van een dagelijkse klus iets wat snel gaat en, naar SPIE's eigen maatstaf, gewaardeerd wordt.
De cijfers komen uit harde data en een post-launch survey die door meer dan 700 mensen is ingevuld. De verwerking is sneller, er zijn minder fouten en de investering verdient zich meermaals terug. Het onderliggende design system gaat mee in alles wat SPIE hierna bouwt.
17%
Snellere verwerking
Invoeren en goedkeuren gaan ruwweg 17% sneller dan de systemen die START verving.
8,5%
Minder fouten
Correcties en fouten daalden met 8 à 9%, wat zowel medewerkers als de administratie ontlast.
€135K
Jaarlijkse ROI
De efficiëntiewinst is jaarlijks zo'n €135K waard, ongeveer 3,4 fte.
8,0/10
Gebruikersscore
In een post-launch survey onder 700+ medewerkers scoorde START een 8,0, een hoog cijfer voor tijdregistratie.